這是「一站式 AI 簡報方案」系列的第二篇,示範如何用 Gemini 與 Google 簡報的組合,走完一次完整的簡報產出流程。

在各種一站式簡報方案中,Gemini 與 Google 簡報的組合,對重度 Google Workspace 使用者特別有吸引力。這個工作流最大的優點,是從資料研究、內容生成、視覺化到最終編輯,全部都在同一個 Google 生態系裡完成,不需要切換平台,也不用擔心檔案格式轉換的問題。

兩種模式,一個流暢體驗

要用好這個工作流,得先分清楚 Gemini 提供的兩種簡報製作模式,它們在流程中扮演不同但互補的角色:

Gemini Canvas 模式(獨立生成):這是 Gemini 的獨立功能,專為從零到一的「創造」而生,可以把它想成一個強大的簡報草稿生成器。只要提供一個主題、一份文件或一個網址,Canvas 就能在數分鐘內生成一份完整的簡報草稿,包含大綱、內文與基本版面。

Google 簡報內建 Gemini(協作優化):把 Canvas 生成的草稿匯入 Google 簡報後,這個內建的 AI 助手接手「優化」的工作——幫忙總結簡報、生成特定頁面的配圖、改寫段落,甚至根據雲端硬碟中的其他文件,生成新的投影片。

兩者搭配,構成一個從「宏觀建構」到「微觀雕琢」的完整閉環。

三步驟完整工作流

以下用一個實際案例——為「天長咖啡」製作提案簡報——走一遍完整流程。

第一步:用 Gemini Extensions 做深度研究

製作簡報前得先收集資料。傳統做法要在多個網頁和文件之間來回切換、複製貼上;有了 Gemini Extensions,這個過程可以大幅簡化。

先在 Gemini 介面確認 Google Workspace Extensions(Gmail、Drive、Docs 等)已經啟用,接著可以在同一個 Prompt 裡,同時要求 Gemini 搜尋網路、整理雲端文件,甚至掃描相關郵件:

提示詞範例:

任務:為「量子運算入門」簡報收集資料

請幫我完成以下任務:

1. 搜尋網路:找出台灣高階連鎖超市(如 City'Super、Jasons Market Place)的客群輪廓與採購偏好。
2. 掃描雲端硬碟:找出我雲端硬碟中,檔案名稱包含「天長咖啡品牌指南」和「天長咖啡產品介紹」的文件,並總結其重點。
3. 整理成筆記:將以上所有資訊,整理成一份條理分明的 Markdown 格式筆記,作為提案的基礎資料。

也可以直接點選對話框左下角的「+」,用「上傳檔案」或「加入雲端硬碟檔案」兩種方式,把資料直接餵給 Gemini。

第二步:用 Canvas 模式一鍵生成簡報草稿

有了第一步整理好的筆記,接下來讓 Canvas 模式把文字轉成視覺化的簡報草稿。

先在 Gemini 介面左下側點選「工具」,在跳出的選單中選取「Canvas」;選定後對話框會出現藍色的「@Canvas」字樣,代表已經切換到 Canvas 模式。接著可以直接貼上第一步生成的筆記,或用更簡潔的指令讓 AI 自由發揮:

提示詞範例:

請根據剛才生成的筆記內容,在 Canvas 模式中建立一份簡報草稿:

• 目標對象:高階連鎖超市採購經理
• 風格:專業、有質感、具說服力
• 頁數:約 10 頁
• 重點呈現:品牌故事、產品獨特性、目標客群分析、合作方案、預期效益
• 請為「產品獨特性」和「合作方案」各生成一張說明圖

Gemini 會在右側的 Canvas 畫布上即時生成投影片,可以先預覽結果,不滿意就直接修改 Prompt。確認後有兩個選項:點擊右上角「下載」,可以直接拿到 PDF 格式的簡報檔;點選「匯出成簡報」,則會把簡報匯出到 Google 簡報,方便進一步修改與共享協作。匯出需要稍等一下,完成後左下角會顯示「新簡報製作完成」,點選「開啟簡報」就會在新視窗打開 Google 簡報。

第三步:在 Google 簡報中協作與優化

匯出後,新的 Google 簡報檔案會自動存進雲端硬碟。這時輪到內建的 Gemini 助手上場。

打開簡報後,點擊右上角的「問問 Gemini」圖示,開啟側邊欄,就可以開始做細緻的優化。要注意的是,使用 Google 簡報內建 Gemini 功能需要符合條件:工作或學校 Google 帳號要訂閱符合資格的 Google Workspace 版本,或購買 Workspace 應用中的 Gemini 加購項;個人 Google 帳號則需要訂閱 Google AI 方案。

幾個常用的指令範例:

• 總結內容:「用三句話總結這份簡報」——快速生成摘要,可以用在開場或結尾。
• 生成圖片:選中某張投影片後,輸入「為這張介紹『天長咖啡』得獎紀錄的投影片,生成一張展示獎牌與咖啡豆的圖片」。
• 改寫文字:選取某個段落,輸入「將這段關於合作效益的文字,改寫得更具說服力,強調雙贏」。
• 生成新頁面:輸入「根據我雲端硬碟中的『競品分析報告.docx』,生成一頁新的投影片,比較天長咖啡與市面上其他精品咖啡的差異」。

幾個進階技巧:

• 善用雲端硬碟整合,直接引用既有的 Docs、Sheets、Slides 檔案
• 分段優化,不要一次要求太多,逐頁或逐區塊調整效果會更好
• 重大修改前先複製一份原始版本,避免無法還原
• 明確指定風格關鍵字,像是「專業商務」「創意活潑」「數據導向」,產出會更貼近需求

這套工作流適合誰

• 重度 Google Workspace 使用者:日常工作和資料都圍繞 Gmail、Google Drive、Google Docs 的人,這套流程能把生產力最大化。
• 需要高效協作的團隊:雲端原生的特性,讓團隊成員可以無縫地在同一份簡報上做 AI 輔助的協作。
• 追求速度與效率的商務人士:需要快速產出簡報草稿並持續迭代的人,這是很實用的選擇。

小結

Gemini + Google 簡報的組合,在設計的極致創意上可能不如專業設計工具,但在「資訊整合」和「流程效率」上做到了很高的水準,是實現一站式智慧簡報的可靠方案之一。