簡報提案決勝關鍵數字力

自從「數字力:比學歷資歷重要,成為keyman的關鍵能力」一書問世後,大家對於「數字力」越來越重視,這次要和大家聊聊商業簡報技巧中的「簡報數字力」!在商業簡報中,我們常常會需要用到一些數據、圖表,但是你是否有正確的解讀、運用數字嗎?你知道嗎?成功的使用「簡報數字力」,可以讓簡報提案更具有說服力,大大提升提案成功率!

不知道大家有沒有一種經驗,小時候考試考不好,老師或者父母都會說:「要繼續努力、用功讀書,成績不好,代表努力不夠!」好的,那麼就繼續努力,結果?還是一樣考不好,結果又得到一樣的答案:「要更努力讀書」,問題是究竟要「努力」到怎樣的程度才算夠努力呢?才會考好成績呢?究竟用功讀書的標準在哪邊呢?怎樣才是符合「用功」的標準呢?因此小孩子常常會覺得父母、老師每次也「只會這樣說」!漸漸地乾脆不讀書囉,挫折感越來越大,始終達不到要求,但是如果老師或父母改變一個說法:「你要不要試試看每天晚上用功讀書兩個小時,我們再來看看有沒有改善呢?」這時候會有怎樣的改變呢?「有了目標!」有了目標後,就可以促使小孩有前進、達標的動力,小孩至少會願意先試試看,而不是感覺挫折很大,總覺得已經有認真讀書,但是長輩總是只是說我們努力不夠!

舉這個例子,只是希望大家嘗試的回想看看,我們生活經驗中,是否常常有遇到這樣的情況!業績達不到時,主管就跟你說你要更努力拜訪客戶;工作做不完,主管會跟你說,你做事不夠有效率?大家可以回想看看,我們是不是常常暗自心裡在偷罵著「廢話,你說的我也知道,還要你說!」「你說的這些我也懂,說了等於沒有說!」如果看到這邊心有戚戚焉的話,那麼你就要非常注意一件事情,其實我們不知不覺中在潛意識當中也被種下同樣的因子而不自知。真的假的?有這麼誇張、這麼嚴重嗎?

舉個例子很多人在自我介紹時,可能都會介紹「我是個認真負責的人」、「我做事具有熱忱」,如果是負責公司業務、行銷或者撰寫文案時,會介紹「我們的產品最環保」、「超級節能清淨器」、「全新設計、大幅改良」,現在請試著看看這些句子,是不是很像我們在說的「廢話」,一點「說服力」都沒有!為何呢?因為缺少了「數字力」!

善用數字力:

1.提升吸引力

2.傳達更精確的內容

舉例說明:

我們可以將剛剛上面的句子做一點點的改變: 「我是個認真負責的人,四年來上班從未遲到」、「我做事具有熱忱,總是最後一個下班!」、「我們的產品最環保,省下40%用水」、「超級節能清淨器,省電80%」、「全新設計、大幅改良,比舊產品提升30%效能」,只要加上「數字」說明,就能夠讓描述更具有吸引力、並精準地傳達出商品的特質!

簡報數字力-具體量化

數字力-具體量化

很多時候我們再進行簡報時,不僅僅只是簡報技巧和簡報設計,在數據上的掌握要能夠精準、敏銳,才更能凸顯出「信度」,否則很容易流為空口說白話!

我們再來看看這個例子:「在蘋果電腦公司,我擔任行銷經理,成功改進部門業績,為公司有效降低成本」這樣的句子常常會出現在簡報或是簡歷當中,乍看之下感覺非常的厲害,光是能夠在蘋果電腦公司,擔任行銷經理,就夠讓人信服、覺得特別,但是如果我們可以再進一步增加「數字力」,則可以更加增進說服力!

同樣都是擔任行銷經理,但是部分裡面有40人和只有2個人,是有很大的差別。同樣的成功提升200%部門業績,比只是單單寫上成功提升業績,更能夠讓人信服。

強化「數字力」而非「數字」

不過這邊其實也有一個需要小小注意的地方!當我們在簡報時,要盡可能的選擇「對我們有利」的數據來展現優勢,例如提升200%業績,看起來非常厲害,但是如果這是一年業績從50萬成長到100萬,的確業績成長了200%,但是實際上對於一個公司,一年只有成長50萬業績,是大大不足的。所以數字力能夠有效為我們的簡報加分,但是本質的優勢、競爭力也是非常重要,不然就只會淪為「數字」,而不是「數字力」!

簡報數字力-抽象轉化

簡報數字力-抽象轉化

我相信在職場上有一定的工作經驗或商業簡報經驗,對於「具體量化」的簡報技巧,應該可以很容易理解與上手,接著要談到「抽象轉換」的簡報技巧,則是一般人很容易忽略掉的,尤其有時候我們在一個位子太久之後,就更容易犯的問題!

以iPod新品上市為例,我們可能會在簡報當中特別強調新產品具有「5GB」的超大容量,以「具體量化」的簡報技巧來說,的確是有具備「數字力」,而不是單純的強調「超大容量」,但是我們還可以再進一步的強化「數字力」!對於熟悉科技領域的人可以很容易的理解「5GB」=「1024MB」,「1MB」=「1024KB」,這樣的轉化對於科技領域或是平常有接觸電子產品者,再容易理解不過,但是如果是年紀較長或是不常接觸科技產品的人們,「5GB」可能就是一個「難以理解」的「專有名詞」!

因此當我們進行簡報時,很重要的一環是要考慮到「聽眾」會是哪些群體,而去調整我們的簡報內容!當我們在一個位子或是領域太久的時候,往往都會將一些「專有名詞」視為理所當然、再簡單不過,但是其實對於一般第一次接觸到的人們,則會很難理解!舉個簡單的例子,現在手機速率都在強調4G和3G,如果要專業的來解釋4G和3G究竟差別在哪邊,有些工程師,可能就會以技術層面來做解釋,這樣一來便會越解釋越使聽眾「霧煞煞」,如果我們以腳踏車跟法拉利來比喻3G和4G的速度差別,就能夠讓人很快的理解!

同樣地以iPod的產品發表為例,除了「5GB」之外,我們還可以將這樣的「抽象」概念轉化為「更為具體、容易理解」的方式:

將「5GB」抽象概念轉化為可以放置「1000首歌曲」,這樣就非常容易令人理解,甚至我們可以進一步的強化,更改為:

將「放進口袋」這樣的概念傳達給消費者,增進購買意願、消費慾望,同時搭配「數字力」的表現方式,就能夠成為強而有力的產品宣傳簡報。

大家也可以試試看,嘗試將下列兩句話,已經具有「量化」的句子,更進一步將抽象概念轉化為更容易理解的句子!

我們將在下一篇文章,繼續分享「進階版」簡報數字力與公布範例答案!