商業簡報技巧 | 商業簡報設計

相信很多人在簡報提案、商業簡報之前,會花許多時間在整理資料、設計投影片或學習簡報技巧,甚至會一再的演練講稿、肢體語言表達等等,但是卻往往忽略了「第一印象」!我們都知道人與人相處,第一印象非常的重要,同樣的「簡報」給人的第一印象也非常的重要!這裡要談的不是「簡報者」給人的第一印象,而是「簡報」本身給人的第一印象。

以我自己擔任創意競賽、創業競賽評審的經驗,每次在評選的時候,都會收到一大疊的報告資料與簡報,通常都會先大概翻閱過,如果這中間有一些封面或是設計上比較突出的,便會吸引我的注意,讓我有進一步的閱讀興趣,想要多一點了解,其實不管是提案報告或是演講,現在幾乎都一定會使用投影片,大家有沒有想過,很多時候當演講者、提案者還沒有登場之前,我們所設計、提供的簡報,已經秀在螢幕上與聽眾見面,或是還沒有提案之前,就需要先將提案資料寄送給對方,他們還沒有見到人之前,往往第一個先接觸到的是「簡報」,因此「簡報」的第一印象就不容忽視囉!

麥拉賓法則, 7/38/55 法則

1970年代初期,美國心理學家麥拉賓(Albert Mehrabian)提出「麥拉賓法則」(也稱作 7/38/55 法則),便說明「視覺」對於我們判斷一個人的「第一印象」占了將近55%比例,同樣的我們將其套用到「簡報」本身,也會有同樣的影響力,現代資訊洪流,每個人一天要接觸的資訊、文件都非常的繁多,如何能夠在這些資訊當中脫穎而出,讓別人可以注意到,留下一個深刻印象,將會是影響對方是否願意繼續閱讀下去的重要因素!

因此「簡報10秒吸睛術」系列文章,便是希望透過「圖像」、「顏色」、「簡潔」的三角關係,說明如何運用簡單的簡報技巧,不需要艱深、複雜的理論,也不需要繁瑣的簡報軟體操作,便能夠創造出令人眼睛一亮的商業簡報!

商業簡報技巧 | 簡報10秒吸睛術-首部曲(圖像篇)

商業簡報技巧 | 簡報10秒吸睛術-二部曲(顏色篇)

商業簡報技巧 | 簡報10秒吸睛術-最終曲(簡潔篇)

簡報10秒吸睛術

簡報10秒吸睛術-圖像篇

我們常常聽到一句話:「一圖勝過千言萬語」,由此可見「視覺」的重要性,在「圖像篇」將分就一、影像(Image);二、圖示(Icon)來探討。

通常我會建議「影像」在簡報中的運用,可以用在一、開場;二、陳述概念

「開場」:例如我在演講「創意行銷」、「創意思考」時,在一開場我會先放一張牛頓坐在蘋果樹下的照片,透過照片可以以讓聽眾聚焦注意力,猜想講者接下來要說什麼或是做什麼,並且可以透過照片設計與聽眾的開場互動,為後面的主題揭幕。

「陳述概念」:有時候我們要陳述某個抽象或是不容易理解的概念、理論時,不訪嘗試用比喻或是影像的方式呈現,這樣或讓聽眾更容易理解,例如我要說明「簡報就是一場表演」時,我直接將劉德華演唱會的圖片秀出來,透過圖片不僅比較生動,也可以讓聽眾對於你所要述說的重點,印象更為深刻!

簡報就是一場表演

不過雖然影像的方式,看似很好用,但是並非只是隨隨便便找一張好看的圖片,放在投影片當中,然後加上幾句話而已,最重要的是要先去思考簡報的「目的性」,任何一張影像的置放,都要有「道理」,而不是只是為了吸睛,要跟你所以闡述的理念、內容有相關性,或是可以跟現場的聽眾做一個良善的互動,這樣的影像才會有意義喔!

至於影像的獲取來源,如果你懂得攝影或是視覺傳達,那麼你可以嘗試自己拍攝,或是有預算可以購買圖庫來做運用,如果上述兩種方式您都覺得困難的話,可以使用「Google圖片搜尋」或「flickr」搜尋圖片,但是請注意噢,並非搜尋找到的圖片都可以使用喔,要注意圖片授權的問題,例如在Google圖片搜尋中,可以先點選1.搜尋工具,然後會跑出2.使用權限,這時候在依據需要的授權範圍與方式使用照片。

flickr」搜尋圖片

除了影片的方式,可以快速地讓投影片增色不少外,接下來我們談談「圖示」(ICON),好的圖示可以減少掉許多文字的說明,並加強聽眾印象,試想看看,即便我們都不懂外語,到了國外的機場,透過機場的「圖示」(如下圖),我們即便不懂英文,大概也可以猜得出來這個指標說明的是「男廁」,所以在投影片適當的加上圖示,都會有意想不到的效果喔!

舉個最簡單的例子,在講授內容行銷時,通常我會讓學生選擇內容行銷「最不重要」的是什麼?我會先秀出一張問題選項的投影片,然後與學生做探討與互動

最後公佈答案時,用一個簡單的動畫與圖示,便能夠讓學生清楚,哪個元素「最不重要」!

或是在提案時,相關數據報告,也可以用圖示的方式來作為視覺的強化,也會讓人印象更為深刻喔!

當然有許多人看了之後,馬上會有一個問題,就是不懂的設計圖示怎麼辦呢?沒關係,現在網路上的資源很多,例如:The Noun Project網站,就提供了許多設計非常不錯的圖示,其中圖示被分為動物、食物與飲料、保健、人物、安全與警示、科學與數學、運動與娛樂、科技與通訊、運輸、旅行、天氣與自然等,總共11個類別,可以讓使用者很容易就能找到適合的圖示喔!