極簡風格簡報技巧

現在處於一個資訊爆炸的時代,每個人每天要接收的資訊非常的龐大、繁雜,因此大多數的人並沒有耐心或時間,好好地停留下來看一份企劃、提案或簡報,因此如何將繁雜的資訊、資料,轉化為簡單的文字、圖像或影片,便是一件非常重要的事情。

簡報顧名思義在於「簡」、「簡單」,如何化繁為簡,是簡報設計中最重要的一個環扣!但是如何將簡報化繁為簡並非只是著重於「設計」或「簡單」,並非只是一味的將簡報內容簡化,更需要的是言之有物、凸顯重點,應該著重於「邏輯」與「需求」!

我們先以一個投影片的例子作為說明:

法律投影片

大多數的法律條文,文字都非常的多,用字也會比較艱深,以這張投影片要介紹的「衛生行政廣告法」,光看到密密麻麻的文字,頭腦應該就已經開始昏昏沈沈囉,更遑論去聽清楚投影片的內容、甚至是去理解內容了!事實上我們在大多數的簡報場合中,看到此類充滿文字的投影片機會並不算太少,大多數的人在製作簡報時都習慣直接「複製、貼上、照著念」,這絕對是促使聽眾更快與周公相會的方式!

極簡風簡報設計最重要的就是要先掌握住「邏輯」與「需求」!

需求」指的是「聽眾的需求」:「聽眾究竟想要聽到的是什麼?」或者是「我們希望傳達給聽眾的是什麼?」以法律條文為例,大部份的情況可能是在說明條文的意義、限制或是使用時機!

以我自身在講授網路行銷課程時,許多學員經營的是化妝品、健康食品之類,就常常會遇到「衛生行政廣告法」規範與罰則的問題,學員通常最擔心的就是文案、廣告中用了哪些字眼,會觸犯罰則,先釐清「需求」後,接著要探討的是「邏輯」的部分,很多時候「簡報設計」都只是針對「原先」投影片設計去做改造、變化,追求美感視覺設計,通常也會獲得不錯的「Before、After」的效果,並沒有太大的問題,但是如果我們要更進一步的將簡報更完美的呈現,事實上需要的是「邏輯」的探討!

邏輯」指的是在設計簡報時,並非只是將文件中的資料,直接複製到簡報軟體中,而是需要先經過一連串的「分析」、「整理」、「編排」,將「重點」放到簡報中,並且透過講者本身內化後,將其表達、傳達給聽眾!

當我們開始一份簡報設計時,需要先清楚地知道「文件」與「簡報」,使用情況地差易性!

文件(例如:常見的Word檔案、企劃書、提案、報告)通常閱讀者是「近距離」,而簡報通常聽眾與講者會有一定的距離,當距離過遠時,在投螢幕上,若是有過多的文字,則容易造成閱讀不易,甚至或造成聽眾將注意力放在閱讀投影片上的文字、試著努力去閱讀完全文與理解,反而會忽略講者演講的內容或是表達的重點!

舉個例子:

在設計「衛生行政廣告法」的投影片時,我會先去閱讀前後文的關係,先理解法規的精神與概念,從前後文當中,我會發現在「食品標示宣傳或廣告詞句涉及誇張易生誤解或醫療效能之認定基準」中,其實主要分為三個主軸:

1. 使用下列詞句者,應認定為涉及醫療效能

2. 使用下列詞句者應認定為未涉及醫療效能但涉及誇張或易生誤解

3. 使用下列詞句者應認定為未涉及誇張、易生誤解或醫療效能

因此在還沒有解釋條文之前,我會先設計「引導」投影片,先讓聽眾有一個初步對於條文的概念,例如下圖:

第一、概念區分:先讓聽眾知道接下來要說明的部分,分成合法與非法兩大方向做介紹

第二、細說分項:當聽眾知道要分享的是合法與非法兩大方向後,緊接著就非法的部分,列出會有問題的三種情況!

這樣一來聽眾不用看到很艱深的條文,也不用看到密密麻麻的文字,就能夠對於「衛生行政廣告法」有初步的概念,當聽眾對整個法律有初步概念後,在分就細項說明之,這樣比起一開始劈頭就從條文一條一條說明,來得清楚得多!

接著就針對「醫療效能」部分作說明,這時候可以將單獨重要的一段話獨立放置在投影片當中,這樣的做法能夠讓聽眾的注意力集中在投影片中所要訴求的重點,避免文字過多造成分散注意力!

然後再針對「宣稱預防、改善、減輕、診斷或治療疾病或特定生理情形」這段話補充說明:

這邊我使用了三種不同的呈現方式,每種方式都可以再搭配動畫的效果,讓一句話依序出現!

最後要強調一個重點:「極簡風」的設計風格,可以有很多種變化,最重要的還是要先學會了解「聽眾需求」、「邏輯分析」的概念,而不是單單學習「設計風格」而已,這樣才能真正地發揮極簡風簡報風格的特色與優點!