商業簡報製作技巧 | 丟掉傳統表格,簡易上手的簡報表格美學三大訣竅

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相信很多人在面對公司的商業簡報,都是一個頭兩個大,不僅簡報者準備的十分辛苦,有時候其實聽的人,也聽得十分的吃力!例如我們來看看下面這一張投影片,一大堆的資料庫、報表、資訊和圖表,光看到可能就已經頭暈了。所以本文就是希望分享如何「簡易上手」就能製造出漂亮的圖表、表格,讓您的簡報製作技巧、簡報美學再升級!

簡報技巧 | 財務報表 統計報表 分析報表

在開始改造投影片之前,先跟大家分享一個觀念:「簡報非文件」!很多人在設計簡報時,很容易就將Word、Excel的文件、表格和圖表,直接複製貼上到投影片(PPT, PowerPoint, Keynote)當中,然後就開始照本宣科,一項一項的數據報告出來,光聽數據、看圖表,不僅報告的人滿頭汗水,聽得人也會滿頭霧水。那應該怎麼作會比較好呢?讓我們來看看「商業簡報表格美學三大訣竅」!

簡報表格美學三大訣竅:訣竅一、劃重點

商業簡報表格美學三大訣竅:訣竅一、劃重點

相信很多人讀國小、國中時,老師在上國文課時,都會提醒我們要「劃重點」,同樣的在商業簡報前,簡報者應該先作足功課,將數據分析、準備好,而不是照本宣科的將數據讀出、報告,而是應該先針對手邊的數據資料作分析,將重點離清楚,這樣一來便能夠「簡化」,為聽者篩選出重要的核心,聽者也會比較容易聚焦。舉例來說:下圖為一家咖啡店的營收項目與比例:

從下圖的表格可以看出幾項問題:

1.資訊太多:太多項目,放在同一張投影片上,閱讀上不容易閱讀。

2.不易了解:資訊太多時,不容易聚焦,光在看投影片上的資訊就暈頭轉向,可能沒有足夠時間,聽簡報者說明!

3.不夠美觀:這當然就是本文的重點!

如何運用商業簡報表格美學三大訣竅:訣竅一、劃重點呢?我們來看看下圖:

當您嘗試將表格當中的「重點」標注起來,並加上表格背景顏色,這樣一來,資訊就會顯得更為明確,圖表也變得鮮艷,活了起來!當然囉,我們絕不滿足於此,接著我們還可以在做進一步的美化。

商業簡報表格美學三大訣竅:訣竅二、看重點

簡報表格美學三大訣竅:訣竅二、看重點

什麼是「看」重點呢?在這邊要強調的就是讓「聽眾」「看」簡報,簡報不是只是將資料呈現出來,我們還可以透過美化,讓「重點」更為凸顯,引導聽眾專注在您所要表達的重點,所以好的簡報設計,盡量不要再一張投影片當中,放置太多的資訊。先前的表格我們加上色彩之後,已經可以讓資訊更明顯、簡報更美化,但是為了讓聽眾「看」到主要的表達重點,我們還可以進一步修正,例如下圖:

這樣一來可以讓聽眾很清楚的看到我們要表達的重點:「咖啡、茶、果汁、餐點」的營收比例,透過簡單的「文字大小」、「區塊顏色」、「區塊大小」,就能夠很簡單的將重點凸顯出來,不用什麼艱深的修圖技巧、美學技巧,簡簡單單就能夠輕鬆上手。

到這邊可能有人會問到:「那剛剛表格中,其他的資料都不見了,怎麼辦呢?」事實上,在簡報的過程當中,我們需要的是與聽眾溝通,讓聽眾充分了解我們所要表達的資訊與理念,所以真正的細節,您可以附上文件檔案,將詳盡的部份補充給客戶、主管,而簡報的過程,則需要的是專注於您所要比達的重點。

以此咖啡店的例子而言,投影片中僅列出「咖啡、茶、果汁、餐點」。將其餘項目省略,是因為可能我們簡報的對象是主管、投資者,他們需要的可能是知道哪些項目營收最好,是否要評估強化高營收的項目,或是針對低營收項目作行銷、宣傳,或是去掉銷售項目。或許他們會需要更細的項目,那這時候準備好的補充文件,就會正好派上用場,而不用全部列在投影片中。

接著我們來談談商業簡報表格美學三大訣竅:訣竅三、選重點

商業簡報表格美學三大訣竅:訣竅三、選重點

簡報表格美學三大訣竅:訣竅三、選重點

剛剛提到簡報過程中,我們僅需要針對聽眾的「需要」,設計出投影片,讓他們「看重點」之外,我們在簡報的過程中,還可以「選重點」,將一些特別重要,或是特別想要闡述的重點,「挑選」出來,設計成投影片,進一步的說明。例如列兩張圖片:

此圖,可就咖啡、茶、果汁三種「飲品」來作探討,而忽略掉「餐點」

此圖則可就「咖啡」的高營收作探討,是否要增加咖啡的銷售品項,或是針對咖啡作行銷、宣傳等等!

無論如何,請記得「選重點」最重要的部份,是針對「聽眾需要」以及「特別想陳述」的兩方向著手簡報製作。而在這邊我們使用的美化技巧,不過就是「放大的文字」以及「區塊顏色」,簡單的技巧,但是就能夠讓投影片設計呈現不一樣的視覺感受。大家不妨下次遇到圖文表格、統計報表以及財務報表等簡報時,試著按照「簡報表格美學三大訣竅」三個步驟進行,相信能夠讓您揮別傳統表格的簡報製作,而增添許多令人經驗與注意的簡報體驗。

最後送上「商業簡報表格美學三大訣竅」的簡報,有興趣的可以下載觀摩喔,可以看到表格從最傳統的模式,一步一步美化的過程與結果喔!

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2 Comments

  1. […] 商業簡報製作技巧 | 丟掉傳統表格,簡易上手的簡報表格美學三大訣竅 […]

  2. 訪客 說:

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